Outsourcing contable nearshore, en tu mismo horario.

Es delegar el trabajo contable del día a día a un equipo en un país cercano que trabaja en tu horario y dentro de tu propio sistema. El término nació en Estados Unidos. Si tu empresa es mexicana, un equipo en México es local (onshore), Colombia es nearshore, y Filipinas, India o Egipto son offshore.

Desde la Ley de los Husos Horarios, publicada en el DOF en octubre de 2022, casi todo México dejó el horario de verano. La Ciudad de México, Guadalajara y Monterrey se quedan en UTC-6 todo el año; algunas zonas de la frontera norte siguen otro horario.

Colombia está en UTC-5 todo el año, sin horario de verano, así que va una hora adelante de la Ciudad de México. Con cualquiera de los dos, tu equipo y el que lleva los registros están despiertos al mismo tiempo.

Fuentes: Ley de los Husos Horarios (Cámara de Diputados) · Hora legal de Colombia, Instituto Nacional de Metrología

Este modelo tiene más sentido en tres casos. El primero: tienes una filial, clientes o socios en Estados Unidos y llevas esos libros en QuickBooks Online, Xero u otro sistema en la nube, en inglés y con reglas de allá.

El segundo: tu despacho contable hace bien las declaraciones, pero nadie en tu empresa tiene tiempo para conciliar bancos, registrar facturas de proveedores o perseguir cobranza. Ese trabajo operativo es el que se puede delegar.

El tercero: estás creciendo y prefieres un equipo que no se detiene cuando alguien se va de vacaciones, en vez de contratar y capacitar a una persona más.

Lo que se delega es lo repetitivo y lo que se puede revisar. Un equipo nearshore normalmente se encarga de:

El equipo prepara; quien tiene cédula y responsabilidad firma. Las declaraciones ante el SAT, la contabilidad electrónica, las posiciones fiscales, los estados financieros dictaminados y cualquier opinión que pida un contador público se quedan con tu contador o tu despacho.

En México, el Código Fiscal de la Federación obliga a emitir un CFDI por cada operación. El equipo puede descargar y conciliar los XML de tus facturas o capturar facturas en tu sistema con tus reglas, pero la e.firma y los certificados de sello digital se quedan bajo tu control. Para tus obligaciones en Estados Unidos aplica lo mismo con tu CPA.

Fuente: Código Fiscal de la Federación, art. 29 (Cámara de Diputados)

El registro diario aguanta unas horas sin respuesta. El cierre no. En los últimos días del mes, un depósito sin identificar o un proveedor registrado en dos cuentas detiene todo lo que viene detrás.

Con un equipo en tu horario, la duda sale en la mañana y la respuesta llega el mismo día. Tu contador o tu gerente de finanzas entran a una llamada corta, y el ajuste acordado a mediodía queda registrado esa tarde.

La seguridad depende de cómo das los accesos. Deja estas reglas por escrito antes de que alguien entre a tu sistema:

Si tu empresa es mexicana, onshore es México y nearshore es Colombia. Si llevas libros de una operación en Estados Unidos, México y Colombia son nearshore para esa operación. Así se comparan los tres modelos para trabajo contable.

El offshore gana cuando el trabajo es de mucho volumen, está bien documentado y no necesita que nadie de tu lado conteste dudas para terminarlo. Por ejemplo, la captura de cientos de facturas de proveedores en inglés con reglas fijas, o conciliaciones que pueden correr de noche y estar listas en tu mañana.

Para trabajo en español o ligado al SAT, el offshore casi nunca conviene. Muchas empresas combinan: offshore para el volumen en inglés, nearshore para el cierre y lo que pide conversación.

No muevas todo de golpe. Empieza con una parte del trabajo y crece cuando los números cuadren.

OTRO opera equipos contables en México y Colombia a través de centros aliados que seleccionamos y gestionamos, con un solo contrato y los mismos reportes. Si eres una empresa de Estados Unidos con operación en México, la página de outsourcing de contabilidad explica alcance, proceso y cómo se hace el cambio.