Recepcionista virtual para tu negocio.

Es una persona que contesta tu teléfono desde fuera de tu oficina, con el nombre de tu negocio y el saludo que tú apruebas. Tu cliente no escucha un conmutador ni un buzón lleno: escucha a alguien que le resuelve.

Le sirve sobre todo a negocios donde cada llamada puede ser un cliente: consultorios, despachos contables y legales, inmobiliarias y talleres. El teléfono suena mientras atiendes a un paciente, estás en una junta o tienes las manos en un motor. Esa llamada perdida muchas veces termina con la competencia.

El servicio lo damos a través de centros aliados que seleccionamos y gestionamos en México y Colombia, con un solo contrato con nosotros.

Tú defines el guion y los límites. Dentro de ellos, la recepcionista hace el trabajo de mostrador para que tú y tu equipo no dejen lo que están haciendo.

Empezamos con una guía de llamadas: cómo saludar, a quién se transfiere, qué es urgente, qué se puede decir de precios y disponibilidad, y qué nunca se promete.

Luego viene la parte del teléfono. Desvías tu línea, o solo las llamadas que no contestas, a un número que configuramos. Tu número de siempre no cambia. Si la recepcionista va a agendar, le das acceso a la agenda que ya usas, aunque sea un Google Calendar.

Antes de salir en vivo, las personas que van a atender tu línea practican con casos de tu negocio y tú escuchas las grabaciones. La primera semana revisamos las llamadas contigo y ajustamos la guía. Las metas de respuesta las acordamos contigo y quedan por escrito en tu plan.

Casi todos los negocios caben en uno de estos tres. Empieza con uno y cámbialo cuando veas dónde se te están yendo las llamadas.

El precio depende del volumen y las horas, y te damos la cotización por escrito antes de empezar.

Para la mayoría de los negocios en México, lo que importa es el español, y por ahí empezamos. Pero si estás en una zona turística como Cancún, Los Cabos o Puerto Vallarta, o tienes clientes en Estados Unidos, la misma persona puede contestar en inglés.

El cambio es natural: si el cliente habla en inglés, la recepcionista sigue en inglés, sin transferirlo ni dejarlo en espera. Tú recibes el recado en español.

Hay muchas recepcionistas con IA en el mercado, y para preguntas de rutina funcionan bien: horario, ubicación, una cita sencilla. Si casi todas tus llamadas son así, a lo mejor te conviene una, y te lo decimos.

Las llamadas que necesitan criterio son otra cosa. Un cliente molesto, un asunto legal nuevo que hay que entender bien, un paciente que no sabe si lo suyo es urgente: ahí ayuda una persona que escucha, hace la siguiente pregunta y decide.

La IA trabaja detrás. Transcribe la llamada, redacta el recado y califica la calidad. La persona contesta y decide.

La IA califica cada llamada con una rúbrica hecha a partir de tu guía: saludo, recado completo, transferencia correcta, trato y lo que pida tu asesor legal. No es una muestra: son todas.

Cada semana comparamos esas calificaciones con la revisión de una persona sobre un grupo de llamadas, para que la rúbrica no se desvíe. Tú ves las mismas calificaciones y grabaciones que nosotros, y puedes marcar cualquier llamada para revisarla.

Grabar una llamada es tratar datos personales: la voz y lo que dice tu cliente identifican a una persona. Por eso conviene un aviso de grabación al inicio de cada llamada, que remita a tu aviso de privacidad.

La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) te pide un aviso de privacidad que diga qué datos recabas, para qué los usas y con quién los compartes. Si un tercero contesta tus llamadas, revisa con tu asesor que el aviso lo contemple. Nosotros seguimos las reglas que él defina y las ponemos en la rúbrica.

Si los recados te llegan por WhatsApp, acuerda con tu asesor qué datos pueden ir en el mensaje y cuáles conviene dejar fuera.

Fuente: Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (Cámara de Diputados)

Arranca con una línea y un plan. Desborde o fuera de horario suele ser el mejor primer paso, porque ahí es donde hoy se pierden llamadas. Esto es lo que necesitamos de ti.