Outsourcing de asistente legal. El abogado sigue decidiendo.

Qué hace un asistente legal externo

El asistente trabaja a distancia dentro de tu sistema de gestión, tu almacenamiento de documentos y tu correo. Se encarga de la preparación, el orden y el seguimiento de cada asunto, y todo pasa por la revisión de un abogado.

Lo que los despachos suelen delegar primero:

• Alta de clientes y captura para el control de conflictos.
• Control de términos: revisar listas de acuerdos y notificaciones y capturar fechas, con un abogado que verifica cada una.
• Integración de expedientes: nombrar, ordenar e indexar promociones, acuerdos, contratos y anexos.
• Borradores con los machotes del despacho y promociones con formato, anexos y copias listos para firma.
• Registro de horas y prefacturación con las tarifas que el despacho ya definió.
• Transcripción de dictados y entrevistas, y seguimiento con clientes por documentos y firmas.
• Búsqueda de tesis, jurisprudencia y legislación que pidió un abogado, para que él la lea y decida.

El asistente prepara, el abogado decide

La asesoría jurídica, la firma de promociones, las audiencias, los honorarios y la revisión final se quedan con quien tiene título y cédula profesional. Eso no cambia por el lugar donde trabaje el asistente.

La ley de profesiones federal, que rige en la Ciudad de México y en asuntos federales, ordena a los tribunales rechazar como patrono o asesor a quien no tenga título registrado (art. 26). Los estados tienen sus propias leyes con reglas parecidas. Deja por escrito qué puede decirle el asistente a un cliente y qué debe pasar a un abogado.

Secreto profesional y datos personales

La misma ley de profesiones obliga a guardar estrictamente el secreto de los asuntos que te confían tus clientes (art. 36). Si delegas trabajo, ese secreto viaja con el expediente, y se cuida con contratos y accesos, no con buena fe.

En marzo de 2025 se publicó en el DOF la nueva Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. Tu despacho sigue siendo el responsable, quien trata los datos por tu cuenta es la persona encargada, y el artículo 18 te pide medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas.

Revisa tu aviso de privacidad y el contrato con el proveedor con tu abogado de datos personales. Esta página no es asesoría legal.

Accesos y seguridad

Deja estas reglas por escrito antes de que alguien entre a tus sistemas. Son las mismas sin importar desde dónde trabaje el asistente.

• Cada persona tiene su propio usuario en tu sistema de gestión, como Clio o MyCase, y en tu almacenamiento. Nada de usuarios compartidos.
• Acceso solo a los asuntos que trabaja, con los asuntos en conflicto bloqueados.
• Verificación en dos pasos en todas las cuentas, y documentos en el almacenamiento del despacho, nunca en correos o apps personales.
• Convenio de confidencialidad firmado antes del primer día, y baja de accesos el mismo día que alguien sale.

México, Colombia u offshore

Si tu despacho es mexicano, un asistente en México es local y trabaja en tu mismo horario. Colombia es nearshore, con una hora de diferencia y el mismo idioma. Los dos sirven para términos, expedientes y clientes en español.

Offshore, en Filipinas, India y Egipto, solo tiene sentido si atiendes asuntos o clientes en Estados Unidos u otro mercado de habla inglesa. Ahí, la transcripción y el orden de documentos en inglés pueden correr de noche. Los términos siempre se verifican de tu lado.

Como orden general, un equipo en Estados Unidos cuesta más que uno nearshore, y nearshore cuesta más que offshore.

Asistente legal virtual o equipo gestionado

Contratar por tu cuenta a un asistente legal virtual independiente puede ser rápido. También te quedas con la selección, los accesos, la capacitación y el hueco cuando esa persona se enferma la semana de un vencimiento.

Con un equipo gestionado, el centro aliado contrata al asistente y nosotros llevamos la selección, las reglas de acceso y los reportes. Sigues teniendo a una persona fija que aprende tus asuntos y tus machotes, con suplente cuando falta. El apoyo legal es una especialidad dentro de nuestro servicio de asistentes.

Preguntas para un proveedor de asistentes legales

1. Pregunta desde dónde trabaja el asistente. Luego pregunta en qué horario exacto y quién lo cubre la semana de un término.
2. Pregunta cómo manejan los accesos. Usuarios propios, permisos mínimos y baja el mismo día que alguien sale son lo mínimo.
3. Pregunta qué se negará a hacer el asistente. Una buena respuesta enumera lo que le toca al abogado sin que tengas que pedirlo.
4. Pregunta cómo aprende tus machotes. Tus reglas de términos y de nombres deben quedar por escrito, y esos manuales deben ser tuyos.